Dans le sillage de la transformation digitale des entreprises, de nombreuses fonctions, dont la paie, font l’objet d’une dématérialisation. En France, le phénomène gagne du terrain et pourrait devenir la norme dans un contexte législatif particulièrement évolutif. Découvrez dans cet article les enjeux pluriels de la dématérialisation de la paie à l’ère du numérique.
Dématérialiser la paie : de quoi s’agit-il ?
De plus en plus, les entreprises procèdent à la digitalisation du bulletin de paie de leurs salariés à la fois pour des raisons de flexibilité mais aussi et surtout pour accompagner leur transformation digitale. Avant de développer le sujet, il est important de rappeler le cadre législatif de la dématérialisation du bulletin de paie, apparue pour la première fois dans la loi française en 2009. Selon la nouvelle Loi Travail, la mise en œuvre du bulletin de paie digitalisé peut être effectuée dès lors que le salarié ne manifeste pas son opposition. Par ailleurs, l’employeur est tenu de remettre la fiche de paie électronique « dans des conditions de nature à garantir la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité ».
Dématérialiser la paie, c’est gagner en souplesse opérationnelle pour se recentrer sur son cœur de métier. Faut-il rappeler que la gestion « physique » de la paie implique d’y consacrer un personnel dédié, du matériel de bureau et informatique ? Sans parler des contraintes liées aux obligations déclaratives de l’employeur. La digitalisation répond également à une logique de réduction des coûts. En optant pour des bulletins électroniques, l’entreprise réalise des économies financières appréciables sur ses charges salariales et sociales et peut réorienter ses ressources vers des activités à plus forte valeur ajoutée. Enfin, les motifs peuvent aussi être stratégiques : la digitalisation garantit un meilleur stockage et une meilleure sécurisation des données.
Comment mettre en œuvre la digitalisation de la paie ?
Opérationnaliser la digitalisation de la paie reste relativement simple. Généralement, les entreprises ont recours soit à un prestataire en externalisation soit à une solution de dématérialisation. Dans ce dernier cas, l’outil de création des bulletins de paie numérique permet d’automatiser une grande partie des opérations tout en garantissant la protection et la confidentialité des données. Un bulletin de paie dématérialisé est ensuite remis à son titulaire dans un espace personnel et sécurisé afin que seul le salarié puisse à tout moment le consulter.
Réussir à dématérialiser la paie implique de mettre en place une démarche progressive et d’obtenir l’adhésion des collaborateurs. Les bénéfices de la dématérialisation, aussi sur le plan opérationnel que financier, se ressentent sur le long terme.