Comme de nombreuses entreprises, peut-être ressentez-vous le besoin d’alléger la charge de travail sur certaines de vos fonctions ou activités trop pesantes. Si c’est votre cas, l’outsourcing est la solution tout indiquée. C’est une offre de service permettant de transférer à un prestataire spécialisé certaines activités non essentielles de l’entreprise dans la perspective de se recentrer sur son cœur de métier, réduire ses coûts ou encore renforcer sa souplesse opérationnelle. Comment mener à bien son projet d’externalisation ? À qui faire appel ? Retrouvez dans cet article nos conseils pratiques.
Définir un schéma précis
Avant d’entamer la recherche de prestataire BPO ou d’agence spécialisée en outsourcing de services administratifs, il importe de bien définir le cadre de votre projet, de déterminer précisément vos besoins. Cette analyse des besoins est primordiale dans tout projet d’externalisation, car elle permet d’avoir une vue globale de vos activités tout en contribuant à affiner vos choix futurs.
Si aujourd’hui, tout ou presque peut être externalisé, il est préférable que l’entreprise garde la main sur certaines fonctions ayant un caractère stratégique. Aussi, commencez par faire le tri et déterminez quel service ou fonction peut être externalisé sans mettre en péril votre activité principale. L’exercice peut être délicat à faire si c’est la première fois que vous recourez à l’externalisation de service. Toutefois, rien ne vous empêche de faire appel à un cabinet de conseil outsourcing pour vous aider dans votre démarche.
Trouver un prestataire de confiance
Que vous projetiez d’externaliser votre comptabilité, l’assistance client ou la facturation, il est essentiel pour le succès de votre projet de trouver le bon prestataire. Qu’est-ce qu’on entend par « bon prestataire » ?
Le marché de l’outsourcing rassemble un panel très large de prestataires spécialisés dans telle ou telle branche. Bien évidemment, vous n’allez pas confier la gestion externalisée de votre secrétariat à une agence SEO. Recherchez parmi les professionnels proposant une offre de service correspondant à vos besoins et sélectionnez deux ou trois candidats qui vous paraissent fiables.
Un bon partenaire de projet saura vous éclairer sur les enjeux réels d’une externalisation : ce qu’il implique, les contraintes à prévoir et les bénéfices à escompter. Confiez à votre prestataire une petite mission puis si tout se passe bien – délais et exigences de qualité respectés, objectifs atteints, etc. – augmentez progressivement le volume des commandes.
Une bonne communication constitue la clé d’un projet d’externalisation réussi. N’oubliez pas de communiquer en interne pour obtenir l’adhésion et le soutien de vos collaborateurs.