Technologie permettant de transmettre à distance le son, l’image et les données, la visioconférence est devenue le principal outil de communication des professionnels. La visioconférence a modernisé les relations de travail et a permis d’accroître la flexibilité des entreprises et des collaborateurs. Découvrez dans cet article les conseils et astuces pour bien choisir sa solution de visioconférence.
1 – Analyser ses besoins
Vous projetez d’adopter la visioconférence au travail ? Commencez par faire un audit approfondi de vos besoins en déterminant le nombre d’utilisateurs, la fréquence d’utilisation, les fonctionnalités recherchées. Pour un usage ponctuel, avec un nombre d’utilisateurs limité, un système de visioconférence avec des équipements basiques – caméra, microphone, logiciel dédié – peut très bien faire l’affaire. Cependant, gardez à l’esprit que vos besoins sont amenés à évoluer et opter pour une solution plus aboutie s’avèrera alors plus intéressant.
Un système de visioconférence professionnel vous permettra de profiter d’un son et d’une image HD sans aucune interruption : le confort pour l’utilisateur est clairement au rendez-vous. De plus, il dispose de fonctionnalités avancées qui permettent, entre autres, de partager votre écran, d’échanger vos documents et fichiers, de créer facilement des réunions virtuelles, d’enregistrer vos conversations.
2 – Les équipements et le logiciel de visioconférence
Organiser des réunions à distance avec vos collaborateurs et client nécessite des équipements adaptés. Pour les petites salles, un matériel léger incluant une caméra HD avec un micro intégré peut tout à fait convenir. En revanche, une salle de réunion volumineuse nécessitera forcément un système plus abouti avec un écran de grande taille, des micros et caméras intégrés ainsi qu’une station offrant un son de qualité et couvrant la superficie adéquate.
Pour ce qui est du logiciel de visioconférence, prenez soin de sélectionner les solutions qui offrent le maximum de possibilité. Le logiciel de visioconférence a un rôle central : c’est lui qui va mettre en relation les différents participants et retranscrire le son et l’image. Installé sur votre ordinateur ou directement intégré au système de visioconférence, le logiciel a des fonctions variées : permettre le partage de fichiers et de documents interactif, système de messagerie instantanée (tchat), application mobile. Sachez que vous pouvez profiter d’une expérience immersive sans égale grâce au matériel de « télé-présence » qui donne la possibilité de communiquer de façon très naturelle.
3 – Ce qu’il faut retenir
Pour votre solution de visioconférence, prenez le temps de comparer plusieurs offres. Privilégiez un équipement de qualité pour un meilleur confort d’utilisation et veillez à disposer de la bande passante nécessaire pour garantir la fluidité des appels.